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3. Planificación del proyecto con Trello y Microsoft Planner

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en el método Kanban, perfecta para organizar y planificar el trabajo en equipo.

Microsoft Planner es una herramienta de planificación de proyectos integrada en Microsoft 365 (MS365), disponible gratuitamente para el alumnado con cuenta educativa de la Generalitat Valenciana (GVA).

Disponibilidad de Microsoft Planner

El alumnado tiene acceso gratuito a Microsoft Planner a través de su cuenta educativa de Microsoft 365 (MS365) de la Generalitat Valenciana (GVA). Esta herramienta se integra perfectamente con Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365.

3.1. Conceptos básicos de Trello

Estructura de Trello

Trello organiza el trabajo en:

  1. Tableros (Boards): Representan un proyecto completo
  2. Listas (Lists): Columnas que representan estados o fases del trabajo
  3. Tarjetas (Cards): Tareas individuales que se mueven entre listas
  4. Miembros (Members): Personas del equipo

Flujo básico

Tablero "Proyecto UNIFAM" o "Proyecto CreviPlay"
├── Lista "Por hacer" (To Do)
│   ├── Tarjeta "Definir requisitos"
│   └── Tarjeta "Diseñar base de datos"
├── Lista "En progreso" (In Progress)
│   └── Tarjeta "Crear modelo de datos"
└── Lista "Completado" (Done)
    └── Tarjeta "Revisión del contexto"

3.2. Crear y configurar un tablero

Paso 1: Crear un tablero

  1. Accede a trello.com y crea una cuenta (gratuita)
  2. Haz clic en "Crear tablero" o "Create board"
  3. Asigna un nombre descriptivo, ej: "Proyecto UNIFAM - Infraestructura TI" o "Proyecto CreviPlay - Infraestructura TI"
  4. Elige la visibilidad (Privado para el equipo, o Público)

Paso 2: Crear listas iniciales

Crea las siguientes listas para el proyecto:

  • Backlog: Tareas identificadas pero no priorizadas
  • Por hacer (To Do): Tareas listas para empezar
  • En progreso (In Progress): Tareas que se están trabajando actualmente
  • En revisión: Tareas completadas esperando validación
  • Completado (Done): Tareas finalizadas y validadas

Listas adicionales sugeridas

Puedes añadir:

  • Bloqueado: Tareas que no pueden avanzar por dependencias
  • Ideas: Ideas para futuras mejoras
  • Documentación: Tareas relacionadas con documentar

3.3. Crear y gestionar tarjetas

Crear una tarjeta

  1. Haz clic en "Añadir una tarjeta" en la lista correspondiente
  2. Escribe un título descriptivo y claro
  3. Presiona Enter para crear la tarjeta

Detalles de una tarjeta

Haz clic en una tarjeta para abrir sus detalles. Puedes añadir:

  • Descripción: Detalles de la tarea
  • Miembros: Asignar personas del equipo
  • Etiquetas (Labels): Colores para categorizar (Ej: Prioridad, Tipo, Módulo)
  • Checklist: Subtareas dentro de la tarjeta
  • Fecha de vencimiento: Fecha límite
  • Adjuntos: Archivos, imágenes, enlaces
  • Comentarios: Comunicación del equipo

Ejemplo de tarjeta bien estructurada

Título: RA1.1 - Caracterizar el reto (UNIFAM o CreviPlay)

Descripción:

Definir y documentar el reto del proyecto:

  • Identificar el problema principal
  • Definir objetivos del proyecto
  • Identificar interesados
  • Documentar en markdown

Checklist:

  • Leer documentación de la empresa/organización elegida (UNIFAM o CreviPlay)
  • Entrevistar (simulada) a director/representante de la organización
  • Redactar caracterización del reto
  • Revisar con el equipo
  • Obtener feedback del profesor

Etiquetas: RA1, Prioridad Alta, Documentación

Miembros: @Ana, @Carlos

Fecha de vencimiento: 15/02/2025

3.4. Organización del proyecto en Trello

Estructura recomendada para el proyecto

Opción 1: Por fases del proyecto

Backlog
Fase 1: Planteamiento
   ├── RA1.1 - Caracterizar el reto
   ├── RA1.2 - Análisis del contexto
   ├── RA1.3 - Definir alcance
   └── RA1.4 - Establecer requisitos
Fase 2: Planificación
   ├── RA2.1 - Crear cronograma
   ├── RA2.2 - Identificar recursos
   └── RA2.3 - Análisis de riesgos
En revisión
Completado

Opción 2: Por resultados de aprendizaje (PI)

Backlog
RA1 - Caracterización
RA2 - Planificación
RA5 - Comunicación
En progreso
En revisión
Completado

Opción 3: Híbrido (Recomendado)

Usa etiquetas para categorizar por PI y listas para estados:

  • Listas: Por hacer, En progreso, En revisión, Completado

  • Etiquetas:

  • RA1 (Caracterización)

  • RA2 (Planificación)
  • RA5 (Comunicación)
  • Prioridad Alta
  • Prioridad Media
  • Prioridad Baja

3.5. Mejores prácticas con Trello

1. Títulos descriptivos

Mal: "Hacer cosas" Bien: "RA1.2 - Analizar contexto tecnológico de UNIFAM"

2. Usar checklists para subtareas

En lugar de crear muchas tarjetas pequeñas, agrupa en una tarjeta con checklist:

Tarjeta: "RA1.2 - Análisis del contexto"

Checklist:

  • Investigar historia de la empresa/organización elegida
  • Analizar infraestructura tecnológica actual
  • Identificar competencia
  • Realizar análisis DAFO
  • Documentar hallazgos

3. Asignar responsables

Siempre asigna al menos un miembro a cada tarjeta para saber quién es responsable.

4. Usar fechas de vencimiento

Establece fechas límite realistas para mantener el ritmo del proyecto.

5. Comunicar en comentarios

Usa los comentarios de las tarjetas para:

  • Hacer preguntas
  • Compartir actualizaciones
  • Pedir ayuda
  • Registrar decisiones importantes

6. Revisar regularmente

  • Daily standup (diario): Revisar qué se completó ayer, qué se hará hoy, qué bloquea
  • Sprint review (semanal): Revisar progreso, ajustar planificación

3.6. Plantilla de tablero para el proyecto

Aquí tienes una plantilla lista para usar:

Listas iniciales

  1. Backlog
  2. Por hacer (To Do)
  3. En progreso
  4. En revisión
  5. Completado

Etiquetas sugeridas

  • RA1 - Caracterización
  • RA2 - Planificación
  • RA5 - Comunicación
  • Alta - Prioridad alta
  • Media - Prioridad media
  • Baja - Prioridad baja
  • Doc - Documentación
  • Bug - Problema/Error
  • Idea - Mejora futura

Tarjetas iniciales sugeridas

En "Por hacer":

  1. RA1.1 - Caracterizar el reto (UNIFAM o CreviPlay) - Descripción: Definir problema, objetivos, interesados - Etiquetas: RA1, Alta, Doc

  2. RA1.2 - Análisis del contexto (UNIFAM o CreviPlay) - Descripción: Analizar contexto empresarial, tecnológico, mercado - Etiquetas: RA1, Alta, Doc

  3. RA1.3 - Definir alcance - Descripción: Establecer qué incluye y excluye el proyecto - Etiquetas: RA1, Alta, Doc

  4. RA1.4 - Establecer requisitos - Descripción: Definir requisitos funcionales, no funcionales y del negocio - Etiquetas: RA1, Alta, Doc

  5. RA2.1 - Crear cronograma - Descripción: Temporalizar actividades y definir hitos - Etiquetas: RA2, Alta

  6. RA2.2 - Identificar recursos - Descripción: Definir equipo, herramientas, infraestructura necesaria - Etiquetas: RA2, Media

  7. RA2.3 - Análisis de riesgos - Descripción: Identificar riesgos, probabilidad, impacto y mitigación - Etiquetas: RA2, Media

3.7. Integración con otras herramientas

Trello se puede integrar con:

  • GitHub: Enlazar commits y pull requests con tarjetas
  • Google Drive: Adjuntar documentos
  • Slack/Teams: Notificaciones de cambios
  • Calendar: Sincronizar fechas de vencimiento

Power-Ups de Trello

Trello ofrece "Power-Ups" (extensiones) gratuitos y de pago:

  • Calendar: Vista de calendario de fechas de vencimiento
  • Voting: Sistema de votación para priorizar
  • Custom Fields: Campos personalizados (presupuesto, horas, etc.)

4. Microsoft Planner

4.1. Conceptos básicos de Microsoft Planner

Microsoft Planner organiza el trabajo en:

  1. Planes (Plans): Representan un proyecto completo
  2. Tareas (Tasks): Tareas individuales con responsables y fechas
  3. Tableros (Boards): Visualización tipo Kanban de las tareas
  4. Miembros (Members): Personas del equipo

4.2. Acceso a Microsoft Planner

Paso 1: Acceder a Microsoft Planner

  1. Accede a portal.office.com con tu cuenta educativa de la GVA
  2. Busca "Planner" en el menú de aplicaciones
  3. O accede directamente a tasks.office.com

Paso 2: Crear un plan

  1. Haz clic en "Nuevo plan" o "New plan"
  2. Asigna un nombre descriptivo, ej: "Proyecto CreviPlay - Infraestructura TI" o "Proyecto Taller Motocicletas - Docker"
  3. Añade miembros del equipo
  4. Elige la visibilidad (Privado para el equipo)

4.3. Crear y gestionar tareas

Crear una tarea:

  1. Haz clic en "Añadir tarea" o "Add task"
  2. Escribe un título descriptivo y claro
  3. Asigna un responsable (miembro del equipo)
  4. Establece una fecha de vencimiento
  5. Añade una descripción y checklist si es necesario

Detalles de una tarea:

Al hacer clic en una tarea, puedes:

  • Asignar responsables: Múltiples personas pueden ser asignadas
  • Establecer fecha de vencimiento: Con recordatorios automáticos
  • Añadir descripción: Detalles de la tarea
  • Crear checklist: Subtareas dentro de la tarea
  • Añadir adjuntos: Archivos desde OneDrive o SharePoint
  • Añadir comentarios: Comunicación del equipo
  • Añadir etiquetas: Categorizar tareas por color

4.4. Organización del proyecto en Microsoft Planner

Vistas disponibles:

  1. Vista de tablero (Board): Visualización tipo Kanban con columnas (Por hacer, En progreso, Completado)
  2. Vista de gráficos (Charts): Visualización del progreso del proyecto con gráficos
  3. Vista de calendario (Schedule): Vista de calendario con fechas de vencimiento
  4. Vista de personas (People): Tareas agrupadas por responsable

Estructura recomendada:

  • Columnas del tablero:
  • Por hacer (To Do): Tareas listas para empezar
  • En progreso (In Progress): Tareas que se están trabajando actualmente
  • En revisión: Tareas completadas esperando validación
  • Completado (Done): Tareas finalizadas y validadas

4.5. Ventajas de Microsoft Planner

  • Integración con Microsoft 365:
  • Integración nativa con Microsoft Teams
  • Sincronización con Outlook Calendar
  • Acceso desde SharePoint

  • Notificaciones por correo electrónico

  • Colaboración:

  • Comentarios en tiempo real
  • Notificaciones automáticas

  • Compartir archivos desde OneDrive

  • Visualización:

  • Gráficos de progreso automáticos
  • Vista de calendario integrada
  • Dashboard de resumen

4.6. Ejemplo de tarea bien estructurada

Título: RA2.1 - Diseñar arquitectura Docker

Descripción:

Diseñar la arquitectura completa de contenedores para el proyecto del taller:

  • Definir contenedores necesarios (web, base de datos)
  • Diseñar red Docker
  • Definir volúmenes persistentes
  • Crear diagrama de arquitectura

Checklist:

  • Investigar mejores prácticas de Docker Compose
  • Diseñar estructura de contenedores
  • Crear diagrama con Draw.io
  • Documentar decisiones de diseño
  • Revisar con el equipo

Responsable: @Ana

Fecha de vencimiento: 20/02/2025

Etiquetas: RA2, Alta, Diseño

4.7. Integración con Microsoft Teams

Microsoft Planner se integra perfectamente con Teams:

  1. Añadir Planner a un canal de Teams: - En un canal de Teams, haz clic en "+" para añadir una pestaña - Selecciona "Planner" - Elige un plan existente o crea uno nuevo

  2. Ventajas de la integración: - Acceso directo al plan desde Teams - Notificaciones en el canal cuando se completan tareas - Comunicación integrada

5. Comparación: Trello vs Microsoft Planner

5.1. Cuándo usar Trello

  • Proyectos que requieren flexibilidad máxima
  • Equipos que prefieren herramientas independientes
  • Necesidad de Power-Ups específicos
  • Preferencia por interfaz más simple

5.2. Cuándo usar Microsoft Planner

  • Equipos que ya usan Microsoft 365
  • Necesidad de integración con Teams
  • Preferencia por ecosistema Microsoft
  • Acceso gratuito con cuenta educativa GVA

5.3. Recomendación

Para el Proyecto Intermodular, se recomienda usar Microsoft Planner si el equipo ya utiliza Microsoft Teams para comunicación, ya que ofrece:

  • Integración nativa con Teams
  • Acceso gratuito con cuenta educativa
  • Sincronización automática con calendario
  • Notificaciones integradas

Sin embargo, Trello sigue siendo una excelente opción si el equipo prefiere una herramienta más independiente o ya tiene experiencia con ella.

Recursos y referencias

Documentación oficial

Herramientas

  • Trello: https://trello.com
  • Microsoft Planner: Disponible en Microsoft 365 (acceso gratuito con cuenta educativa GVA)
  • GitHub: Para repositorio y documentación
  • Markdown: Para documentación técnica
  • MkDocs: Para generar documentación web

Lecturas recomendadas

  • "The Lean Startup" - Eric Ries (metodología de validación)
  • "Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time" - Jeff Sutherland
  • Documentación sobre gestión de requisitos en proyectos de software